Case: Rakennustoimisto V.O. Mattila Oy
UUSI JÄRJESTELMÄ TEHOSTAA RAKENNUSLIIKKEEN TOIMINTAPROSESSEJA JA PARANTAA KUSTANNUSTEN HALLINTAA

Rakennustoimisto V.O. Mattila on keskittynyt talonrakentamiseen Pohjanmaalla ja Uudellamaalla. Vaasalainen yritys on reilun vuoden aikana uudistanut koko toiminnanohjauksensa Jydacomin avulla. Vaiheittain käyttöönotettu järjestelmä on kehittänyt yrityksen toiminnanohjausta kokonaisvaltaisesti. 

Rakennustoimisto V.O. Mattila Oy syntyi 90-luvun seurauksena vaikeuksiin joutuneen yrityksen perustuksille. Yrityksen henkilökunta ja käytössä olevat ohjelmistot olivat edellisen yrityksen jäämistöä. Merkkipohjainen järjestelmä toimi yrityksen laskennassa ja taloushallinnossa.

Jydacom Oy:n ensimmäiset kontaktit yritykseen alkoivat vuonna 1995. Aktiivinen markkinointi jatkui, kunnes 2000-luvulle siirryttäessä ja Windows-maailman avauduttua yrityksessä alkoi viritä todellista kiinnostusta JD-ohjelmia kohtaan. Merkkipohjainen järjestelmän oli tullut elinkaarensa loppuvaiheeseen, eikä Rakennustoimisto V.O Mattilassa enää uskallettu luottaa järjestelmän toimivuuteen ja varmuuskopiointiin. Uutta ohjelmistoa oli harkittu jo pidemmän aikaa, mutta hankintaa oli siirretty eteenpäin henkilöresurssien puutteessa.

Uuden toimistopäällikkö Sari Syrjälän saapuessa taloon lähti hanke vihdoin etenemään. Ensimmäisinä työtehtävinään Sari Syrjälä analysoi ohjelmistomarkkinoita ja etsi uutta ohjelmistoa korvaamaan yrityksessä käytössä olevan järjestelmän. Markkinoilla olevien järjestelmien joukosta Jydacomin toiminnanohjausjärjestelmä kaikkine eri osa-alueineen todettiin sopivan parhaiten yrityksen tarpeisiin. Ratkaisevana tekijänä oli ohjelmien yhteentoimivuus talouden ja tuotannon välillä. Vastaavanlaista kokonaisuutta ei Suomessa muut kilpailevat toimittajat pystyneet tarjoamaan. Pitkäaikainen ja aktiivinen myyntityö palkittiin 26.6.2007 kun Rakennustoimisto V.O. Mattila allekirjoitti tilaussopimuksen koko JD-toiminnanohjausjärjestelmästä. Sopimuksen allekirjoituksen myötä käyttöönottoprosessi lähti vauhdikkaasti liikkeelle.

Toimintasuunnitelma kaiken perusta

Kokonaisjärjestelmän käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta ja aikataulutusta onnistuakseen yrityksessä tyydyttävällä tavalla. Järjestelmän sisäänajossa ovat apuna ammattitaitoiset Jydacomin kouluttajat. Näin myös V.O. Mattilan tapauksessa. Jydacomin Reijo Huttunen laati yhdessä Sari Syrjälän kanssa tarkan toimintasuunnitelman, jossa huomioitiin yrityksen toimintamallit ja niiden mahdolliset vaikutukset ohjelmien käytölle. Yrityksen olemassa olevat prosessit joutuivat käyttöönottoa suunniteltaessa muutoksen kouriin. Huttunen ja Syrjälä hioivat yhdessä uudet toimintamallit eri prosesseille, niitä uudistettiin ja parannettiin JD-ohjelmien avulla.

Muutoksia päivärutiineihin

Rakennusliike V.O. Mattila toimii tällä hetkellä Vaasan lisäksi pääkaupunkiseudulla. Yrityksen palveluksessa on kolme vastaavaa mestaria, joista nuorin on Olli Koivunen. Jydacomin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä myös Koivunen on muuttanut toimintatapojaan.

Aikaisemmin Vaasan taloushenkilöt tarkistivat ostolaskut, ja vain epäselvissä tapauksissa asioita tarkennettiin työmaiden vastaavilta mestareilta. Jydacomin ohjelmistot ovat siirtäneet laskujen tarkastuksen pääkonttorista nyt työmaille. Olli Koivusen työpäivän rutiineihin on tullut uusi tehtävä, joka kuluttaa päivässä noin puoli tuntia työajasta. Nykyään hän tarkastaa oman työmaansa laskut etäyhteyden kautta työmaalla. Laskujen tarkastaminen on Koivusen mukaan luontevinta tehdä päivittäin. Tarkastamisen myötä myös kustannusten hallinta on tullut mielenkiintoisemmaksi, ja seurannan parantumisen myötä kustannuksia on pystytty jopa leikkaamaan kaikilla toiminnan osa-alueilla.

Käyttöönotto vaiheittain

Käyttöönottoprosessi etenee portaittain niin yrityksen sisällä kuin myös Jydacomin ja Rakennusliike V.O. Mattilan välillä. Positiivisten kokemusten ja ennakkoon laaditun etenemisprosessin mukaisesti seuraavassa vaiheessa koulutetaan kaikki vastaavat mestarit. Seuraavien uusien työmaiden alkaessa uudistuneet prosessit ovat jo käytössä kaikilla työmailla.

Käyttöönottoprojekti ja ohjelmien kouluttaminen työmaahenkilökunnalle alkoi elokuun 2008 alussa. Sitä ennen Koivunen oli yrityksen ensimmäinen vastaava mestari, joka käytti JD-ohjelmistoja itsenäisesti. Jydacomin hyvät käyttö- ja toimintaohjeet mahdollistivat ohjelmistojen käytön jo ennen käyttöönottokoulutusta. - Ohjelmien käyttö on ollut erittäin helppoa, Koivunen toteaa.